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新手打造的六个Excel实用技巧

发布时间:2021-01-20 06:43:48 阅读: 来源:埋夹机厂家

EXCEL作为表格处理工具功能非常强大,但是对于新手们想用的又快又好却并不简单。为此,我总结了平时自己积累的一些比较实用的技巧和经验,希望对大家有所帮助。

按关键字筛选

大家肯定都有过这样的体会,要从繁杂的表格中找出某一关键字对应的内容可不是件容易的事。领导让我从全市骨干教师登记表中列出所有任数学课的人员名单。面对这样的艰巨的任务最好的办法就是利用EXCEL提供的“筛选”功能。首先选中关键字对应的列,这里就是“学科”一列。选择时不能直接点击列号,而是应该采用拖动鼠标的方式从该列标题开始选择。然后依次点击菜单栏上的“数据—筛选—自动筛选”。接着点击该列标题单元格右下角的按钮(如图1),在下拉框中选择筛选关键字“数学”就可以了(如图2)。值得注意的是,每个表格一次只能对一列进行筛选,要更换筛选内容必须取消之前的选择。方法就是再点击一次“自动筛选”即可。筛选完,领导如果还要统计这些数学老师的总人数,咱们也能马上脱口而出,道理很简单,因为不用计算答案就在EXCEL最下方的状态栏里。细心的朋友可以在这看到类似“从1731条记录中找出527个”的一行信息(如图3)。这里“1731”和“527”分别减去“1”就得到了该表格中的总人数和任数学课老师的人数(既筛选结果的总数)。之所以要减去1,是因为上面在选择内容时包含了一个“标题单元格”。

[Page: ] 按关键字排序

如果一份表格是由不同的人分多次分别录入的时候,很可能会出现内容重复,甚至是混乱无序的情况,不仅会造成统计结果偏差,也不便查看和筛选。这个时候“排序”功能就有用武之地了。例如,需要把刚才表格里的所有老师按照“同一学校且同一学科”重新排列。首先用拖动鼠标的方式选择整个表格(大标题除外)。点击菜单栏上的“数据”—“排序”,打开排序窗口(如图4),在这里依次填入“学校”、“学科”两个关键字,然后点击确定。经过重新排列后的表格,内容清晰明了,所有重复、错误的项目也都一目了然,非常便于更正和统计。这里有两点注意事项要提醒大家。

1.如果使用多个关键字,一定要正确填写主次关键字,否则排序结果可能和期望的大相径庭。

2.排序前,请取消表格中的“合并单元格”。如果一定要保留,请保证各单元格大小一致,否则有错误提示(如图5)。

[Page: ] 一次插入N行(列)

咱们都知道,默认情况下EXCEL每次只能插入1行,当需要插入很多行时又该如何操作呢?在Excel中可以有很多种方法,这里我介绍一种比较简单的。首先定位到需要插入行的位置(例如第五行),然后点击左侧行号并向下拖动鼠标进行选择,要插入多少就选多少。比如要插入15行,这里就从第五行向下拖动鼠标,拖动过程中要注意左侧黄色的提示符(如图6),当显示“15R”时停止拖动。然后回到需要插入的位置,点击右键选择“插入”,保证一个不多一个不少。这个方法同样适用于一次插入多列,非常方便。

两列(行)位置任意调换

需要将EXCEL表格中的两列(行)互换时,很多人都是通过复制,粘帖的方法完成。其实还有更简单的方法,这里假设A、B两列的位置需要互换,首先选定A列区域,把鼠标放在该列右边框上,同时按下“Shift”和鼠标左键,然后拖动至B列的右边框处,当看到一条垂直的虚线时,松开按键,这样就实现了A、B两列调换。这个方法同样适用于两行之间的调换。唯一要注意的就是拖动位置的准确性。

[Page: ]快速输入特殊序号

制作表格难免要输入大量的序号,对于像常用的阿拉伯数字“1、2、3……”我们可以通过EXCEL中的填充柄来快速填充。但是,有时我们需要输入一些特殊字符的序号,比如罗马数字“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ……”,而且也希望用填充柄的方式输入,这个时候就需要通过自定义序列来解决。依次点击菜单栏上的 “工具”—“选项”,打开“选项”对话框,切换到“自定义序列”标签(如图8)。在右侧“输入序列”框中输入自定义的序列,建议大家通过输入法的“软键盘”输入特殊字符。要注意的是,这里每个字符间一定要用英文半角逗号隔开。输入完成后,单击“添加”按钮,然后点“确定”。以后要使用时,只要输入序列的第一个字符,然后用“填充柄”向下(右)拖拽填充即可。不仅如此,如果你经常需要按顺序向表格中输入一系列信息(如,姓名),也可以按照上面的操作将这些信息做为一个自定义序列添加,以方便输入。

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